Excel est un excellent outil pour démarrer : il est connu et souple. Le problème n'est pas Excel, c'est le moment où votre activité devient trop grande pour lui.
Ce qu'Excel fait bien
Pour une personne seule, avec quelques dizaines de lignes par mois, un tableur fait parfaitement l'affaire. Vous y mettez vos ventes, vos dépenses, et vous gardez la main sur tout.
Cinq signes qu'il est temps de changer
Si vous vous reconnaissez dans deux de ces situations, votre tableur est devenu un frein :
- Plusieurs personnes modifient le fichier et vous ne savez plus quelle version est la bonne.
- Une formule cassée a déjà faussé vos chiffres sans que personne ne le voie.
- Vous ressaisissez les mêmes informations dans plusieurs fichiers.
- Vous ne pouvez pas dire qui a modifié quoi, ni quand.
- Obtenir un chiffre simple, comme la marge du mois, vous prend plus d'une heure.
Ce qu'apporte un logiciel de gestion
Un logiciel impose une seule version des données, partagée par tous. Il calcule à votre place, garde l'historique de chaque opération et donne à chacun un accès limité à son rôle.
Surtout, il vous rend le temps que vous passiez à vérifier vos fichiers.
Comment réussir le passage
Ne changez pas tout d'un coup. Choisissez l'activité qui vous coûte le plus de temps, basculez-la, et gardez le reste comme avant pendant quelques semaines. Vérifiez aussi que le logiciel sait reprendre vos données existantes : certains, comme Kotiza pour les tontines, importent directement un fichier Excel.
Questions fréquentes
Faut-il abandonner complètement Excel ?
Non. Un bon logiciel exporte vos données vers Excel pour vos analyses ponctuelles. Ce qui change, c'est qu'Excel n'est plus l'endroit où vit l'information.
Mes employés sauront-ils utiliser un logiciel ?
Un logiciel bien conçu donne à chaque personne un écran simple, limité à son travail. C'est souvent plus facile qu'un grand tableau partagé.