Digitaliser une entreprise ne veut pas dire tout informatiser d'un coup. Les projets qui réussissent commencent petit, sur un problème précis, et s'étendent ensuite. Voici une méthode simple pour démarrer.
Étape 1 : repérer ce qui vous coûte le plus de temps
Notez pendant une semaine les tâches que vous refaites sans cesse : recopier des ventes, recompter un stock, relancer des paiements, préparer un rapport. La tâche qui revient le plus souvent est votre meilleur point de départ.
Étape 2 : choisir un seul processus
Résistez à l'envie de tout traiter en même temps. Un seul processus bien réglé, par exemple la caisse ou le suivi des créances, apporte plus qu'un grand projet qui n'aboutit pas.
Étape 3 : chercher un outil existant avant de faire développer
Si un logiciel prêt à l'emploi couvre l'essentiel de votre besoin, il sera plus rapide à mettre en place et moins cher. Le sur mesure prend le relais quand votre façon de travailler ne rentre dans aucun outil.
Étape 4 : tenir compte du terrain
Un outil conçu pour un bureau climatisé ne tient pas toujours dans une boutique ou sur un chantier. Avant de choisir, vérifiez ces points :
- Le logiciel continue-t-il de fonctionner quand le réseau tombe ?
- Tourne-t-il sur les téléphones que votre équipe possède déjà ?
- Gère-t-il le mobile money en plus des espèces et de la banque ?
- L'assistance est-elle joignable facilement, par exemple sur WhatsApp ?
Étape 5 : impliquer l'équipe et avancer par paliers
Un logiciel que personne n'utilise ne sert à rien. Montrez l'outil à ceux qui s'en serviront, donnez à chacun un écran limité à son travail, et gardez l'ancienne méthode en parallèle pendant quelques semaines.
Une fois le premier processus en place, passez au suivant. C'est ainsi qu'une entreprise se digitalise : un module après l'autre.
Questions fréquentes
Faut-il un informaticien dans l'entreprise ?
Non. Un logiciel bien conçu s'utilise sans compétence technique, et l'installation comme la formation peuvent être assurées par le prestataire.
Combien de temps faut-il pour digitaliser une PME ?
Cela dépend du nombre de processus concernés. En commençant par un seul, vous obtenez un premier résultat rapidement, puis vous avancez à votre rythme.